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公文管理制度及流程

放大字体  缩小字体 发布日期:2014-12-30  浏览次数:69
 为进一步规范学院公文管理工作,根据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》等有关规定,结合学院工作实际,特制定本制度。

一、公文种类

    学院公文种类包括“中共铜川职业技术学院委员会文件”、“铜川职业技术学院文件”、“中共铜川职业技术学院纪律检查委员会文件”、“铜川职业技术学院便 函”、“铜川职业技术学院办公室文件”、“铜川职业技术学院工会委员会文件”、“共青团铜川职业技术学院委员会文件”。学院其他职能部门需要发文的,分别 纳入上述文件种类序列发文。

二、公文管理

    “中共铜川职业技术学院委员会文件”、“铜川职业技术学院文件”、“中共铜川职业技术学院纪律检查委员会文件”、“铜川职业技术学院便函”、“铜川职业技 术学院办公室文件”由学院办公室负责管理。 “铜川职业技术学院工会委员会文件”由工会负责管理。“共青团铜川职业技术学院委员会文件”由团委负责管理。

三、收文处理

1、签收:

收取文件由学院专职机要员负责。各部门和个人直接带回的上级公文,须及时交机要员按规定程序处理。

2、拆封:

收取的文件属院领导的,机要员要及时、原封转送院领导本人。其他文件,机要员要认真拆封查收。

3、登记:

收文经签收、拆封后,机要员要逐件登记,并及时填写《文件传阅单》,由办公室主任阅批。

4、传阅:

机要员要按照办公室主任提出的拟办意见,及时送院领导阅批或承办部门阅办。院领导和承办部门负责人阅文后,要使用钢笔或毛笔签名。

各部门在接到阅文通知后,要及时到机要室阅文。否则,因此影响学院工作的,要追究有关责任人的责任。

5、批办、承办:

对院领导做出批示的文件,要及时归口落实。办公室负责督查。

文件原则上不得复印、翻印。确需复印、翻印的,须按国家有关规定,经院领导和办公室主任批准。使用后需要交回的,承办部门要及时交办公室。

6、立卷归档:

收文经过上述程序办理后,机要员要及时整理,立卷归档。

四、发文处理

1、拟稿:

各类公文由公文管理部门负责草拟。其中,业务性较强的院级公文由院领导安排有关部门起草。重要文件由院领导亲自主持起草。

2、核稿:

文件草稿在送呈院领导审阅、签发前,要先送公文管理部门核稿。核稿后,根据情况分别送院领导签发或起草部门修改。

3、报送登记:

已核稿决定印发的文稿,要填写《铜川职业技术学院发文单》,同时由文件起草部门提供正式文稿一份,然后由公文管理部门负责将《铜川职业技术学院发文单》和正式文稿一同送呈院领导审阅、签发。

4、签发:

“中共铜川职业技术学院委员会文件”由党委书记签发。党委书记外出时,由主持党委工作的院领导签发。

“铜川职业技术学院文件”由院长签发。院长外出时,由主持行政工作的院领导签发。

党委和行政联合发文时,以“中共铜川职业技术学院委员会文件”名义发文,编入党委文件序号,由党委书记、院长共同签发;

 “铜川职业技术学院办公室文件”由院领导审阅,办公室主任签发。

“铜川职业技术学院工会委员会文件”由分管院领导审阅,工会主席签发。

“共青团铜川职业技术学院委员会文件”由分管院领导审阅,团委书记签发。

签发文件时,应在发文单规定签发区域使用蓝、黑色钢笔或毛笔签署明确意见。签发后的文件底稿及发文单由公文管理部门留存。签发后需作修改的,须经签发人批准。

5、印制:

    文稿签发并办理登记手续后送印时,要交代清完成时间等印制要求,由文件起草部门和公文管理部门安排校对。负责文稿录入、打印的工作人员和校对人都要在《铜川职业技术学院发文单》上签字。

6、用印:

    文件加盖章后产生效力。用印前,公文管理部门要认真检查后方可用印。用印人员要登记好用印情况。

7、分发上报:

    文件盖章、装订后,按规定范围要求及时下发,并填写《发文登记表》。需上报的要及时上报。

8、归档:

    文件办理手续完毕后,公文管理部门要及时收回《铜川职业技术学院发文单》和文件底稿存档,同时附两份正式文件存档。每年年末,公文管理部门要将年内各类公文汇集,按所分类别各留存一份,同时交档案馆留存一份。其余正式文件由学院机要员保存,按机要文件销毁办法处理。

五、本制度未作规定的,一律按《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》执行。

六、本制度由办公室负责解释,本制度自发布之日起执行。

 
 
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